Compte-rendus réunion du 1er décembre 2011

Cécilia Lun 12 Déc - 21:15

Réunion ADEPTES du 1er décembre

Membres présents : Sébastien, Malika, Amélie, Isabelle, Claire, Emilie, Cynthia, Marie, Jean-Baptiste, Julie, Cécilia

Ordre du jour : avancement du projet « Congrès AIPTLF de Lyon 2012 »
devis et budget prévisionnel

- le point sur les démarches des trois groupes constitués concernant les devis, notamment pour l'hébergement et le transport, afin d'avoir une première estimation du budget pour 12 et 18 personnes
- définition de projets de financement (budget prévisionnel et devis : répartition des tâches)
- point sur les financements obtenus et à venir

Sujets abordés

NB : les tarifs indiqués sont approximatifs, se référer aux devis établis

1)Hébergement :
Campanile Lyon ouest-Tassin et Résid'hôtel pour 3 nuits (2 par chambres), respectivement 2500€ et 1600€
Ecole centrale Ecully : pas d'info malgré plusieurs sollicitations (à recontacter)
→ solution à privilégier

2)Transport :
SNCF Bordeaux-Lyon Part-Dieu : environ 100€ par personne (à préciser selon réductions) → solution à privilégier avec un départ le 9 au soir et une arrivée le 10 au matin
Air France : 2754€
Autobus : 4500€ → solution écartée en raison du prix trop élevé
Transports en commun : établir le coût et la solution prévue (formule TCL Pass sur la durée du séjour ou tickets à l'unité ; en comptant au minimum 1 aller-retour gare-hôtel par personne).

3)Restauration repas :
Une estimation a été faite sur la base de 5€ le midi et 10€ le soir en moyenne par repas, soit 720€.
Un devis doit être réalisé auprès d'un restaurant Campanile.
La question des petits déjeuners a été abordée sans réponse définitive apportée.

En comptant le transport en train, l'hébergement en hôtel, les frais d'inscription au congrès, on arrive à un budget global de 5900€ pour 12 personnes. En déduisant les apports prévus, on arrive à une somme de 3700€ qui constitue une première indication pour les futures demandes de financement.

Il a été décidé de contacter l'AIPTLF afin d'obtenir des précisions, notamment sur la soirée festive et le gala, et d'établir une date d'inscription butoir pour participer au congrès, lors de la prochaine réunion du bureau (date à fixer).